Personel Giriş Çıkış Çizelgesi + Excel Şablonu

Personel giriş çıkış çizelgesi, çalışanların her gün işe geliş ve çıkış saatini imzasıyla birlikte kaydettiği listedir. Aşağıdaki ücretsiz Excel şablonuyla günlük föyü yazdırıp imzalatabilir, saatleri kayıt sayfasına geçirip aylık özeti ve puantaja aktarılacak günleri hazır alabilirsiniz.

Personel giriş çıkış çizelgesi şablonunu indirin (Excel) · Form doldurmadan indirilir, makro içermez.

Personel giriş çıkış çizelgesi nedir?

Personel giriş çıkış çizelgesi, bir işyerinde kimin hangi gün kaçta işe gelip kaçta çıktığını gösteren günlük kayıttır. Her satırda çalışanın adı, giriş ve çıkış saati ve iki imzası bulunur. "İmza çizelgesi", "imza föyü", "devam çizelgesi" ve "giriş çıkış föyü" aynı belgeyi anlatır.

Çizelge ile puantaj aynı şey değildir: çizelge günlük ham kayıttır, puantaj bu kaydın ay sonundaki özetidir. Puantajın nasıl hazırlandığını puantaj nedir, nasıl hazırlanır yazımızda anlatıyoruz.

Çizelgede hangi bilgiler olmalı?

Kapıya asılan bir föyde şu sütunlar yeterlidir:

Saat sütunu, föyün en önemli sütunudur. Oraya imzanın atıldığı andaki gerçek saat yazılır ve satır boş bırakılmaz; boş kalan saat ay sonunda tahminle doldurulur.

Ücretsiz personel giriş çıkış çizelgesi şablonu (Excel)

Şablon, kâğıt föyden ay sonu özetine kadar olan yolu tek dosyada toplar. Örnek sayfalarda Kasım 2026'nın ilk haftası beş uydurma çalışanla dolu; gece geçen bir kapanış, unutulan bir çıkış ve geç girişler de var.

Personel giriş çıkış çizelgesi şablonunu indirin (Excel)

Dosyadaki sayfalar:

• Çalışanlar: Adları, görevi, şubeyi ve planlanan giriş-çıkış saatini bir kez yazarsınız; diğer sayfalar buradan okur.
• Günlük föy: Kapıya asılan imza föyü. A4 dikey, tek sayfa, 25 satır; adlar ve görevler basılı gelir.
• Aylık föy (kişi): Tek başına ya da müşteri sahasında çalışan biri için bir aylık föy. Ayı seçince günler ve hafta sonları kendiliğinden dolar; ay sonunda çalışan ve yönetici imzalar.
• Kayıt: Föydeki saatlerin geçtiği sayfa. Net süreyi, geç dakikayı ve eksik kaydı kendisi hesaplar.
• Özet: Ay sonunda çalışan başına çalışılan gün, toplam ve ortalama saat, geç giriş sayısı, eksik kayıt ve günlük süre eşiğini aşan gün. Yanında puantaj cetveline yapıştırılacak 31 günlük ızgara.

Şablon ücret, fazla çalışma ücreti ya da SGK günü hesaplamaz. Kayıt sayfası föyün dijital kopyasıdır; imzalı kâğıt föyün yerine geçmez, föyleri saklayın.

Giriş çıkış çizelgesi nasıl doldurulur?

1. Çalışan listesini yazın. "Çalışanlar" sayfasına ad soyad, görev, şube ve planlanan saatleri girin. Planlanan saatleri vardiya çizelgenizden alabilirsiniz.
2. Günlük föyü yazdırıp girişe asın. İşyeri adını ve tarihi yazın. Kalemi föyün yanına bağlamak küçük ama işe yarayan bir ayrıntıdır.
3. Gelişte ve çıkışta saat ve imza. Çalışan gelince giriş saatini yazıp imzalar, çıkarken çıkış saatini yazıp imzalar. Saat, imzanın atıldığı anda yazılır.
4. Gün sonunda kontrol edin. Şube müdürü ya da vardiya sorumlusu föye bakar. Çıkışı boş kalan biri varsa o gün sorar, açıklamaya yazar ve parafler.
5. Saatleri "Kayıt" sayfasına geçirin. Her satır bir çalışanın bir günüdür. Net süre (çıkış − giriş − mola), geç dakika ve durum kendiliğinden çıkar.
6. Ay sonunda "Özet"i açın. Ayı ve yılı seçin, isterseniz şubeyi. Çalışan başına günler, saatler, geç girişler ve eksik kayıtlar hazırdır.
7. Puantaja aktarın. Özetin sağındaki ızgarayı puantaj cetveli şablonuna "Değerleri yapıştır" ile kopyalayın. Boş günlere HT, Yİ, R, D gibi kodları siz girin ve cetveli muhasebenize gönderin.

Gece vardiyası: Kafede kapanış 16:00'da başlayıp 00:35'te bitebilir. Çıkış saati girişten küçükse şablon çıkışı ertesi güne sayar ve süreyi doğru hesaplar (bu örnekte 30 dakika molayla 8,08 saat). Satırı girişin yapıldığı tarihe yazmanız yeterli.

Kâğıt föyün sınırları

Dün akşam kim kaçta çıktı? Föyde yazıyor. Peki o saat, çıkış anında mı yazıldı?

Kâğıt föy ucuzdur ve herkes nasıl kullanılacağını bilir. Ama kaydın güvenilirliği, föyün kendisinden değil, her gün aynı özenle doldurulmasından gelir. Föyün zayıf kaldığı yerler:

• Saat sonradan yazılabilir. Föy, saatin imza anında mı yoksa öğlen hatırlanarak mı yazıldığını göstermez.
• Okunaksız ya da boş satırlar. Yoğun bir sabahta "7:0?" gibi bir saat ya da boş bir çıkış hücresi kalır.
• İmzanın kime ait olduğu görünmez. Kâğıt föyde başkasının yerine imza atılabilir; föy bunu ayırt edemez.
• Föy kaybolur, ıslanır, taşınır. Kapı yanındaki kâğıt kahve lekesine, yağmura ve şubeden merkeze giden yola açıktır.
• Ay sonunda her satır elle Excel'e geçer. Hata en çok burada çoğalır: yanlış satıra yazılan bir saat, unutulan bir gün.
• Unutulan çıkış çalışanın aleyhine de işler. Çıkış yazılmayan gün, çalışanın gerçekten çalıştığı saatlerin puantaja girmemesi demektir.

Az kişili, tek şubeli bir işletme için föy yeterli olabilir. Şube, vardiya ya da kişi sayısı arttıkça föyün yükü de artar.

İmza föyünden karekoda: aynı kayıt telefonda

Ay sonunda föyü Excel'e geçiren kişinin asıl sorusu, saatlerin doğru olup olmadığıdır. Föyün tuttuğu bilgi değişmez: kim, kaçta geldi, kaçta çıktı. Değişen, kaydın nasıl tutulduğudur.

UR Work'te telefondan karekodla giriş çıkış şöyle işler. Uygulamada bu bölümün adı PDKS'dir (personel devam kontrol sistemi, yani giriş-çıkış takibi):

1. İşyerini ekleyin, posteri asın. Yönetici panelde işyerini lokasyon olarak ekler, haritada yerini ve izin verilen mesafeyi belirler, QR posterini yazdırıp girişe asar. Kodu yenilerseniz eski posterler geçersiz olur.
2. Giriş, işyerindeki karekodla yapılır. Çalışan uygulamayı açar ve posterdeki karekodu okutur; saat sistemden gelir, föye yazılmaz. Girişte telefonun konumu da alınır ve işyerine mesafe kontrol edilir. QR girişi açık bir lokasyonda menzil dışından giriş kabul edilmez. Giriş, kişinin kendi hesabıyla ve işyerinde yapılır.

3. Biyometrik değil. Telefonla giriş biyometrik değildir: parmak izi ya da yüz tanıma yoktur, ek cihaz gerekmez. Konum yalnız giriş ve çıkış anında alınır. Biyometrik sistemlerle ilgili kararı KVKK'nın parmak izi kararı yazımızda anlatıyoruz.
4. Hatırlatmalar. Vardiyası başlayıp giriş yapmayan çalışana 5., 15., 30., 60. ve 120. dakikada hatırlatma gider. 2 saatin sonunda hâlâ giriş yapmayanların listesi şube ve şirket yöneticisine bildirim ve e-postayla iletilir. Mesai bitince çıkış yapmayana da hatırlatma gider.
5. Unutulan giriş ya da çıkış. Çalışan telefondan eksik giriş ya da çıkış talebi açar, tarihi, saati ve sebebi yazar; yönetici onaylar. Föydeki "sonradan yazma"nın kayıtlı karşılığı budur: düzeltme, sebebiyle birlikte talep olarak kayda geçer.

6. Dijital föy ve ay sonu. Yönetici PDKS Kayıtları ekranında kimin ne zaman girip çıktığını ve ne kadar çalıştığını görür; şablondaki ad, giriş, çıkış, süre düzeninin aynısı. Ay sonunda Puantaj Raporu hazırdır ve Excel'e aktarılır. UR Work ücret ya da bordro hesaplamaz; raporu muhasebenize gönderirsiniz.

Lokasyon eklemeyi ve QR posterini kısa videomuzda görebilirsiniz:

Oynattığınızda video YouTube’dan yüklenir.

Video açılmazsa: Lokasyon ekleme ve QR posteri (YouTube). Kayıtları ve ay sonu raporunu okumak için: PDKS kayıtları ve aylık puantaj raporu.

Ekibe nasıl geçirilir? (ilk hafta)

Yeni yöntem, ekip her gün kullandığında işe yarar. İlk haftayı şöyle kurabilirsiniz:

• Kuralı baştan söyleyin: "Puantaj yalnızca bu kayıtlardan hazırlanır; unutulan giriş eksik giriş talebiyle düzeltilir." Kural netse kimse iki yerde kayıt tutmaz.
• Çalışana faydasını söyleyin: "Çalıştığın her saat puantajına doğru yazılır." Telefonla giriş, çalışanın kendi saatlerinin de kaydıdır.
• İlk girişi birlikte yapın. İlk gün uygulamayı birlikte açın ve karekodu herkes bir kez okutsun.
• İlk hafta her gün bakın. PDKS Kayıtları'nda giriş yapmayanla aynı gün konuşun, talepleri bekletmeden onaylayın.
• Föyü hemen kaldırmayın. Bir hafta föyü ve telefonu birlikte tutun; kayıtları karşılaştırdığınızda geçişe kendiniz karar verirsiniz.

Kurulum adımlarının tamamını ve benimseme önerilerini PDKS rehberimizde bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Personel giriş çıkış çizelgesi tutmak zorunlu mu?

İşveren çalışma sürelerini kayıt altına almak zorundadır. İş Kanunu'na İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği'nin 9. maddesi "İşveren, işçilerin çalışma sürelerini uygun araçlarla belgelemek zorundadır." der (Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, yönetmelik metni). Yöntem belirtilmemiştir; imza çizelgesi, kart, mobil uygulama ya da karekod bir yöntem olarak kullanılabilir. Hangi belgeyi ne kadar saklayacağınızı muhasebecinize danışın.

İmza çizelgesi KVKK'ya uygun mu?

İmza çizelgesi biyometrik veri işlemez. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, mesai takibinde biyometrik verilerle ilgili 2026/921 sayılı İlke Kararı'nda imza ve kâğıt çizelgeleri daha az müdahaleci alternatifler arasında sayıyor (KVKK kamuoyu duyurusu). Yine de föy ad, saat ve imza içerdiği için kişisel veridir: doldurulmuş föyleri yalnız yetkili kişilerin erişebileceği yerde saklayın. Ayrıntı için KVKK'nın parmak izi kararı yazımıza bakın.

Giriş çıkış çizelgesi Excel'de nasıl yapılır?

Saatleri ss:dd biçiminde (ör. 07:00) yazacağınız giriş ve çıkış sütunları açın. Net süreyi saat olarak bulmak için çıkıştan girişi çıkarıp 24 ile çarpın, molayı (dakika) 60'a bölüp düşün: =(çıkış-giriş)*24-mola/60. Ay toplamları için ad ve tarih aralığıyla ÇOKETOPLA (İngilizce Excel'de SUMIFS) kullanın. Şablonumuz bu formülleri, gece vardiyasını ve eksik kayıt uyarılarını hazır getirir.

Gece vardiyasında çıkış ertesi güne geçerse süre nasıl hesaplanır?

Çıkış saati girişten küçükse (ör. 16:00 giriş, 00:35 çıkış) basit çıkarma eksi sonuç verir. Bunun yerine =MOD(çıkış-giriş;1)*24 kullanın: MOD, farkı bir günün içine çevirir ve 8,58 saat verir; 30 dakika molayla net süre 8,08 saattir. Şablon bu hesabı kendisi yapar ve satırı "Gece" diye işaretler. Satırı girişin yapıldığı tarihe yazın.

Çalışan girişi ya da çıkışı unutursa ne yapılır?

Föyde, yönetici eksik satırı aynı gün sorar, doğru saati ve nedenini açıklamaya yazar ve parafler; ay sonuna bırakılan eksik saat tahmine döner. Şablonda giriş ya da çıkışı eksik satır turuncu görünür ve özette "?" ile işaretlenir. UR Work'te çalışana önce hatırlatma gider; yine de unutulursa çalışan telefondan eksik giriş ya da çıkış talebi açar, yönetici onaylayınca kayıt puantaja girer.

Personel giriş çıkış takibi ücretsiz yapılabilir mi?

Evet. Bu sayfadaki Excel şablonu ücretsizdir ve form doldurmadan indirilir. Telefonla karekod girişi için UR Work'te 5 kişiye kadar ekipler PDKS'yi ücretsiz kullanır; daha büyük ekipler 7 gün ücretsiz dener. Ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında.

Kaydı baştan telefonda tutmak

Föyü ay sonunda Excel'e geçirmek yerine kaydı baştan telefonda tutmak isterseniz UR Work'te 5 kişiye kadar ekipler PDKS'yi ücretsiz kullanır; daha büyük ekipler 7 gün ücretsiz dener. İlk lokasyonunuzu ekleyin, QR posterini yazdırıp girişe asın: ücretsiz başlayın.

Yasal bilgiler bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir. Son güncelleme: 2 Kasım 2026.