PDKS Nedir? Mobil ve QR Kodlu PDKS Rehberi

PDKS, çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini kaydeden ve bu kayıtları aylık puantaja dönüştüren sistemdir. Eskiden kartlı ya da parmak izli bir cihaz gerektirirdi; bugün küçük bir işletme PDKS'yi cihaz almadan, çalışanların telefonundan QR kod ve konumla kurabilir. Bu rehberde PDKS'nin nasıl çalıştığını, türlerini, yasal tarafını ve kurulum adımlarını anlatıyoruz.

PDKS nedir?

PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini, molalarını ve devamsızlıklarını kaydeden ve bu kayıtları puantaja dönüştüren sistemdir. Kayıt bir cihazla, kartla, kâğıt föyle ya da telefonla toplanabilir. Amaç aynıdır: kimin ne zaman çalıştığını tarihli ve güvenilir biçimde görmek.

PDKS ne işe yarar?

• Çalışma süresini kayda geçirir. Kim hangi gün kaçta geldi, kaçta çıktı, ne kadar mola verdi.
• Puantajı hazırlar. Ay sonunda çalışılan gün, toplam saat, devamsızlık ve geç kalmalar elle toplanmadan çıkar.
• Geç kalma ve devamsızlığı görünür kılar. Sorun ay sonunda değil, aynı gün fark edilir.
• Anlaşmazlıkta belge olur. "O gün geldim", "o hafta fazla kaldım" gibi konularda tarihli kayıt hem işverene hem çalışana netlik sağlar.

PDKS nasıl çalışır?

1. Tanımlama: İşyeri (şube), çalışma saatleri ya da vardiyalar ve çalışanlar sisteme girilir.
2. Giriş ve çıkış: Çalışan işe geldiğinde ve çıkarken kaydını yapar: karta okutur, föyü imzalar ya da telefondan giriş yapar.
3. Doğrulama: Sistem kaydın gerçekten işyerinde yapıldığını kontrol eder: cihazın yeri, posterdeki QR kod ya da telefonun konumu.
4. Kayıt: Giriş ve çıkış saatleri, molalar ve gecikmeler gün gün saklanır.
5. Rapor: Kayıtlar dönem sonunda puantaja dönüşür ve muhasebeye aktarılır.

PDKS türleri nelerdir?

Biyometrik PDKS hakkında: Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı İlke Kararı'nda yalnızca mesai takibi için parmak izi, yüz tanıma, iris ya da retina gibi biyometrik verilerin işlenmesinin Kanun'daki işleme şartlarına dayanmadığını ve açık rıza olsa bile ölçülü olmadığını belirtti (Resmî Gazete, 2 Haziran 2026). Kararın ayrıntısını ve işverenin yapılacaklar listesini parmak izi ile mesai takibi yazımızda anlatıyoruz.

Mobil PDKS nedir? QR kodlu PDKS nasıl çalışır?

Mobil PDKS, çalışanın kendi telefonundaki uygulamayla giriş ve çıkış yaptığı PDKS'dir. Kapıya cihaz kurulmaz; doğrulamayı telefonun konumu ve isterseniz işyerine asılan QR poster yapar.

QR kodlu PDKS'de işyerine bir poster asılır. Çalışan işe gelince uygulamayı açar, posterdeki karekodu okutur ve giriş yapar. Aynı anda telefonun konumu alınır ve işyerine olan mesafe kontrol edilir.

İki dürüst not:

• Konum telefonun bildirdiği konumdur ve posterin fotoğrafı çekilip paylaşılabilir. Bu yüzden iyi bir mobil PDKS, QR'ı konum kontrolüyle birlikte kullanır ve yöneticiye her kaydın konumunu ve mesafesini gösterir. Hiçbir biyometrik olmayan yöntem, telefonunu ya da kartını arkadaşına veren çalışanı tamamen durduramaz; kayıtlara düzenli bakmak yine gerekir.
• Konum da kişisel veridir. Çalışanlara konumun hangi anda alındığını aydınlatma metniyle bildirmeniz gerekir. UR Work'te konum yalnızca çalışan bir işlem yaptığı anda (giriş, çıkış, mola) bir kez okunur; uygulama gün boyu konum izlemez.

PDKS yasal mı, zorunlu mu?

İşverenin çalışma sürelerini kayıt altına alma yükümlülüğü vardır: İş Kanunu'na İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği'nin 9. maddesi işverenin çalışma sürelerini "uygun araçlarla belgelemek" zorunda olduğunu söyler. Ancak mevzuatta takibin hangi yöntemle yapılacağını belirleyen açık bir hüküm yoktur; bunu KVKK Kurulu da 2026/921 sayılı kararında açıkça belirtiyor. Yani belirli bir cihaz zorunlu değildir; kâğıt föy, kart, mobil uygulama ya da QR poster bir yöntem olarak kullanılabilir.

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, işlediğiniz kişisel veriler için 6698 sayılı Kanun kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü geçerlidir. Bu bölüm bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir.

Küçük bir işletmede PDKS nasıl kurulur?

UR Work PDKS programında kurulum beş adımdır:

1. Şube ve çalışma şekli: Şubeyi oluşturur, vardiyalı mı sabit mesaili mi çalıştığını seçersiniz. İzin verilen mesafeyi (metre) ve mesafe kontrolünü (kapalı, uyar ya da engelle) şube ayarlarında belirlersiniz.
2. Lokasyon ve QR posteri: İşyerini haritada işaretler, isterseniz QR posterini yazdırıp girişe asarsınız. QR girişi açık bir lokasyonda çalışan posteri okutmadan giriş ya da çıkış yapamaz; kodu yenilediğinizde eski posterler geçersiz olur.

3. Çalışanları ekleme: Tek tek ya da Excel ile eklersiniz; her çalışana giriş bilgileri e-postayla gider.
4. İlk giriş: Çalışan uygulamayı kurar, konum iznini açar ve ilk girişini yapar. İlk gün herkesin girişini birlikte yapmanızı öneririz.

5. Ay sonu: Kayıtlar Puantaj Raporu'nda çalışılan gün, toplam saat, mesai, devamsızlık ve geç kalma olarak toplanır; raporu Excel'e aktarıp muhasebeye verirsiniz.

Mola pencereleri ve resmî tatiller şirket ayarlarından girilir. Mesai bitince çıkış yapılmazsa çalışana hatırlatma gider; açık kalan kayıt süresi dolunca otomatik kapatılır ve yönetici bunu görür. İsterseniz çalışanların kendi PDKS kayıtlarını uygulamadan görmesini de açabilirsiniz.

Lokasyon eklemeyi ve QR posterini kısa videomuzda görebilirsiniz:

Oynattığınızda video YouTube’dan yüklenir.

Video açılmazsa: Lokasyon ekleme ve QR posteri. Kayıtları ve puantaj raporunu okumak için: PDKS kayıtları ve aylık puantaj raporu.

Çalışanlar PDKS'yi kullanmazsa ne olur?

PDKS, ekip her gün kullandığında işe yarar. Sahada gördüğümüz en yaygın sorun teknik değil, alışkanlık: yönetim "kullanın" der ama zorunlu tutmazsa giriş çıkışlar unutulur, kayıt eksik kalır ve sistem işe yaramıyor gibi görünür. Bunu önlemenin yolları:

• Kuralı baştan koyun: "Puantaj yalnızca PDKS kayıtlarından hazırlanır." Kâğıt föy ya da mesajla bildirilen saat puantaja girmez.
• Unutulan kayıt tek yoldan düzelsin: Çalışan uygulamadan eksik giriş ya da çıkış talebi açar, yönetici onaylar. Çalışılan saat kaybolmaz, kayıt tek yerde kalır.
• Hatırlatmalardan yararlanın: Vardiyası başlayıp giriş yapmayan çalışana 5., 15., 30., 60. ve 120. dakikada hatırlatma gider; 2 saatin sonunda hâlâ giriş yapmayanlar şube ve şirket yöneticilerine bildirim ve e-postayla raporlanır.
• İlk hafta her gün 5 dakika kontrol edin: PDKS Kayıtları'na bakın, giriş yapmayanla aynı gün konuşun, talepleri 24 saat içinde onaylayın.

Puantajın kendisini ve cetvelin nasıl doldurulduğunu puantaj rehberimizde anlatıyoruz.

Sık sorulan sorular

PDKS nedir, açılımı ne?

PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi'nin kısaltmasıdır. Çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini, molalarını ve devamsızlıklarını kaydeden ve bu kayıtları puantaja dönüştüren sistemdir. Kayıt kartlı cihaz, kâğıt föy ya da telefon uygulamasıyla toplanabilir.

PDKS nasıl çalışır?

Önce işyeri, çalışma saatleri ve çalışanlar tanımlanır. Çalışan işe gelince ve çıkarken kaydını yapar; sistem kaydın işyerinde yapıldığını cihazın yeriyle, QR kodla ya da telefonun konumuyla doğrular. Kayıtlar gün gün saklanır ve dönem sonunda puantaja dönüşür.

Mobil PDKS nedir?

Mobil PDKS, çalışanların kendi telefonlarındaki uygulamayla giriş ve çıkış yaptığı PDKS'dir. Kapıya cihaz kurmak gerekmez. Doğrulamayı giriş anında alınan konum ve isterseniz işyerine asılan QR poster yapar. Birden fazla şubesi ya da sahada çalışan ekibi olan işletmeler için özellikle pratiktir.

QR kod ile giriş çıkış güvenli mi, başkası yerine okutulabilir mi?

QR kod tek başına yeterli değildir, çünkü posterin fotoğrafı paylaşılabilir. Bu yüzden UR Work'te QR, konum kontrolüyle birlikte çalışır: QR girişi açık bir lokasyonda işyeri menzili dışından yapılan giriş reddedilir ve yönetici her kaydın konumunu ve mesafesini görür. Poster kodu yenilendiğinde eski posterler geçersiz olur.

PDKS için cihaz almak gerekir mi?

Hayır. Mevzuat çalışma sürelerinin belgelenmesini ister ama belirli bir cihaz şart koşmaz. Mobil PDKS'de çalışanlar kendi telefonlarını kullanır, işyerine yalnızca bir QR poster asılır. Telefonu olmayan bir çalışan için yönetici kaydı panelden girebilir.

Parmak izli PDKS yasaklandı mı?

KVKK Kurulu 2026/921 sayılı İlke Kararı'nda "yasak" kelimesini kullanmadı, ama yalnızca mesai takibi için parmak izi gibi biyometrik veri işlemenin işleme şartlarına dayanmadığını ve açık rıza olsa bile ölçülü olmadığını söyledi. Ayrıntı ve yapılacaklar için parmak izi ile mesai takibi yazımıza bakın.

Çalışan giriş yapmayı unutursa ne olur?

Vardiyası başlayıp giriş yapmayan çalışana 5. dakikadan itibaren hatırlatma gider; 2 saat sonunda yöneticiye rapor iletilir. Yine de unutulduysa çalışan uygulamadan eksik giriş ya da çıkış talebi açar, saati ve sebebi yazar; yönetici onaylayınca kayıt puantaja girer.

PDKS programı ücretsiz var mı?

UR Work'te 5 kişiye kadar ekipler PDKS modülünü ücretsiz kullanabilir. Daha büyük ekipler için 7 günlük ücretsiz deneme var ve kredi kartı istenmez. Güncel fiyatlar fiyatlandırma sayfasında.

PDKS'yi bu hafta kurun

Cihaz almadan, çalışanlarınızın telefonundan giriş çıkışı kayda geçirmek isterseniz UR Work'ü 7 gün ücretsiz deneyin; kredi kartı gerekmez. Ücretsiz hesap açın, ilk lokasyonunuzu ekleyin ve QR posterinizi yazdırın.

Yasal bilgiler bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir. Son güncelleme: 24 Kasım 2026.