Vardiya Çizelgesi Nasıl Hazırlanır? + Şablon

Vardiya çizelgesi hazırlamak için önce işyerinin açık olduğu saatleri ve her vardiyada kaç kişi gerektiğini belirleyin. Sonra ekipleri bir düzene (ör. 3 vardiya, 12 saat, 4-2, 5+2) yerleştirip izin günlerini ekleyin ve dinlenme sürelerini kontrol edin. Aşağıda bu adımları bir kafe örneğiyle anlatıyor, beş yaygın düzeni karşılaştırıyoruz.

Vardiya çizelgesi nedir?

Vardiya çizelgesi, bir işyerinde hangi çalışanın hangi gün ve hangi saatlerde çalışacağını, kimin izinli olduğunu gösteren plandır. Genellikle haftalık ya da aylık hazırlanır. Satırlarda çalışanlar, sütunlarda günler yer alır; hücrede vardiya kodu (S sabah, A akşam, G gece, İ izin) yazar. İyi bir çizelge hem işin ihtiyacını hem çalışanın dinlenme hakkını karşılar.

Vardiya çizelgesi adım adım nasıl hazırlanır?

1. Açık kalma saatlerini ve yoğun saatleri yazın. Örnek: kafe 07:00-23:00 açık; hafta içi öğle ve akşam, hafta sonu bütün gün yoğun.
2. Vardiya saatlerini tanımlayın. Sabah 07:00-15:00, akşam 15:00-23:00 gibi. Her vardiyanın mola süresini de yazın: Kanun'a göre 4 saatten uzun, 7,5 saate kadar olan işte en az yarım saat, 7,5 saati aşan işte en az bir saat ara dinlenme verilir ve bu süre çalışmadan sayılmaz.
3. Her vardiyada kaç kişi gerektiğini belirleyin. Hafta içi sabah 4, akşam 4; hafta sonu sabah 5, akşam 5 gibi. Bu sayılar çizelgenin iskeletidir.
4. Ekipleri ve rolleri belirleyin. Her vardiyada en az bir barista, bir mutfak çalışanı ve yeterli servis personeli olsun. Rol karışımını baştan yazarsanız "sabah mutfakta kimse yok" sorunu çıkmaz.
5. Düzeni seçin. 3 vardiya, 12 saat, 4-2, 5+2 ya da 6+1 (aşağıdaki tablo). Düzen, kimin hangi gün çalışacağını tekrar eden bir kalıba bağlar.
6. İzin günlerini ve bilinen izinleri yerleştirin. Önce haftalık izin günleri, sonra yıllık izin ve rapor gibi bilinen yoklar.
7. Kontrol edin. Akşam vardiyasından çıkan kişi ertesi sabah vardiyasına yazılmış mı? Yedi gün içinde 24 saatlik kesintisiz izni var mı? Hafta sonları birkaç kişiye mi yığıldı?
8. Yayınlayın ve değişiklikleri tek yerden yönetin. Çizelgeyi herkesin görebileceği tek bir yerde paylaşın. Değişim (takas) ve izin isteklerini aynı kanaldan alın; WhatsApp grubunda dağılan değişiklikler bir hafta sonra kimsenin hatırlamadığı bir listeye dönüşür.

Hangi vardiya düzeni size uygun?

Tablodaki yasal notlar 4857 sayılı İş Kanunu'nun ilgili maddelerinin kısa özetidir; ayrıntı ve kaynak aşağıdaki "Hangi kurallara dikkat etmeli?" bölümünde.

Örnek: 12 kişilik bir kafe için haftalık vardiya çizelgesi

Kafe 07:00-23:00 açık. İki vardiya var: sabah (S) 07:00-15:00 ve akşam (A) 15:00-23:00, her birinde 30 dakika mola. Hafta içi her vardiyada 4, hafta sonu 5 kişi gerekiyor. Her çalışan haftada 5 gün çalışıyor, 2 gün izinli (İ).

Bu çizelgede her gün hafta içi 4 sabah ve 4 akşam, hafta sonu 5 sabah ve 5 akşam çalışan var. Her kişinin izin günleri art arda. Sabah ve akşam grupları hafta içinde değişmediği için kimse akşam 23:00'te çıkıp ertesi sabah 07:00'de başlamıyor. Bir sonraki hafta grupları değiştirecekseniz, akşamdan sabaha geçen kişinin arasına bir izin günü koyun.

Hangi kurallara dikkat etmeli?

Çizelgeyi kurarken 4857 sayılı İş Kanunu'nun şu maddelerine bakın:

• Haftalık çalışma süresi (md. 63): Genel kural haftada en çok 45 saattir. Taraflar anlaşırsa günde 11 saati aşmamak şartıyla günlere farklı dağıtılabilir; bu durumda iki aylık ortalama 45 saati aşamaz.
• Hafta tatili (md. 46): Yedi günlük bir zaman dilimi içinde kesintisiz en az 24 saat dinlenme verilir.
• Ara dinlenme (md. 68): Süre işin uzunluğuna göre 15 dakika, yarım saat ya da bir saattir; çalışma süresinden sayılmaz.
• Gece çalışması ve posta değişimi (md. 69): Gece çalışması kural olarak 7,5 saati geçemez. Turizm, özel güvenlik ve sağlık hizmetinde işçinin yazılı onayıyla daha uzun gece çalışması yaptırılabilir. Postası değiştirilecek işçi en az 11 saat kesintisiz dinlendirilmeden diğer postada çalıştırılamaz.

Bu bölüm bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir.

Excel ile mi, vardiya programıyla mı?

Excel küçük ve sabit bir ekip için yeterli olabilir. Değişiklik sıklaştıkça, izin ve değişim istekleri arttıkça ve çalışanların çizelgeyi telefondan görmesi gerektiğinde program işi kolaylaştırır.

UR Work'te aynı çizelge nasıl kurulur?

UR Work vardiya planlama programında yukarıdaki adımlar şöyle karşılık bulur:

1. Vardiya şablonları: Sabah 07:00-15:00 ve akşam 15:00-23:00 gibi vardiyaları mola süresiyle bir kez tanımlarsınız.
2. Vardiya ekipleri: Çalışanları ekiplere ayırır, her ekibe bir lider atarsınız.
3. Takvim: Vardiyayı takvimde oluşturup haftalık ya da aylık tekrarlarsınız. 5+2 ve 6+1 gibi düzenler bu yolla, izin günleri kişiye göre seçilerek kurulur.
4. Vardiya döngüsü sihirbazı: Tekrar eden düzenler için hazır döngü tiplerinden birini seçersiniz: ekiplerin her hafta bir sonraki vardiyaya geçtiği Dönüşümlü Vardiya, her an bir ekibin izinli olduğu Kontinental (7/24), 6 günde bir tekrar eden Sabit Döngü (5-1, 4-2, 3-3) ve izin gününün ekipler arasında döndüğü Kaydırmalı Hafta Tatili. Ekip ve şablon sırasını seçip önizlemeye bakar, ayın vardiyalarını oluşturursunuz.
5. Excel ile toplu yükleme: Hazır tiplere uymayan bir düzeni UR Work'ün Excel şablonuna doldurup yükleyebilirsiniz; hatalı hücreler tek tek gösterilir.

Çalışan vardiyasını UR Work mobil uygulamasında görür. Değişim (takas) ve izin isteğini de uygulamadan gönderir. Değişim isteği karşı çalışan ve yönetici onaylayınca vardiyalar yer değiştirir; izin isteği departmanın onay zincirinden geçer.

Vardiya şablonunu oluşturmayı ve takvimde vardiya atamayı kısa videolarımızda görebilirsiniz:

Oynattığınızda video YouTube’dan yüklenir.

Oynattığınızda video YouTube’dan yüklenir.

Videolar açılmazsa: Vardiya şablonu oluşturma · Takvimde vardiya oluşturma ve atama.

Değişim isteklerinin nasıl onaylandığını vardiya değişimi yazımızda anlatıyoruz. Restoran ve kafeler için örnekler restoran sayfamızda.

Ücretsiz vardiya çizelgesi şablonları (Excel)

Şablonda altı hazır düzen ve bir boş çizelge var: 3 vardiya (hafta sonu kapalı), 3 vardiya 7/24 (4 ekip), 12 saat (4 ekip), 4-2, 5+2 ve 6+1. Ayı ve yılı seçince günler ve hafta sonları kendiliğinden dolar. Vardiya saatlerini, deseni ve çalışan adlarını yazınca çizelge desenden dolar; her çalışan için vardiya sayısı, net saat ve en yoğun haftanın saati hesaplanır. 11 saatten kısa dinlenme, 7 gün üst üste çalışma ve hedefin altında kalan günler renkle vurgulanır. Form doldurmadan indirilir, makro içermez.

Vardiya çizelgesi şablonunu indirin (Excel)

Sık sorulan sorular

Vardiya çizelgesi nasıl hazırlanır?

Önce açık kalma saatlerini ve her vardiyada kaç kişi gerektiğini belirleyin. Vardiya saatlerini ve molaları tanımlayın, ekipleri ve rolleri ayırın. Sonra bir düzen seçin (3 vardiya, 12 saat, 4-2, 5+2, 6+1), izin günlerini yerleştirin ve iki vardiya arası dinlenme ile haftalık izni kontrol edin. Son olarak çizelgeyi herkesin görebileceği tek bir yerde yayınlayın.

3 kişi ile 3 vardiya nasıl dönülür?

Üç kişiyle 7/24 açık bir yeri 8 saatlik 3 vardiyayla döndürmek pratikte mümkün değildir: haftada 168 saati üç kişiye bölmek kişi başı 56 saat eder ve haftalık 45 saati aşar. Üç kişiyle hafta sonu kapalı bir düzen kurulabilir; ekipler haftalık olarak sabahtan akşama, akşamdan geceye geçer. 7/24 için en az 4 ekip gerekir; böylece her gün bir ekip izinli olur.

12 saatlik vardiya düzeni nasıl kurulur?

En yaygın yol 4 ekiple 8 günlük döngüdür: her ekip 2 gün gündüz (08-20), 2 gün gece (20-08) çalışır, sonra 4 gün izin yapar. Ekipler ikişer gün kaydırılınca her gün bir gündüz ve bir gece ekibi çalışır. Kanun günlük çalışmayı ve gece çalışmasını sınırlar (md. 63 ve 69).

5+2 ile 6+1 arasındaki fark ne?

5+2 düzeninde çalışan haftada 5 gün çalışır, 2 gün izin yapar; 6+1 düzeninde 6 gün çalışır, 1 gün izin yapar. 5+2'de günlük 9 saat, 6+1'de günlük 7,5 saat haftalık 45 saati doldurur. Hafta sonu yoğun işyerlerinde iki düzende de izin günleri hafta içine kaydırılır.

İki vardiya arasında ne kadar dinlenme olmalı?

İş Kanunu'nun 69. maddesine göre postası değiştirilecek işçi en az 11 saat kesintisiz dinlendirilmeden diğer postada çalıştırılamaz. Örneğin 23:00'te biten akşam vardiyasından sonra ertesi gün 07:00'de başlayan sabah vardiyası arada yalnız 8 saat bırakır. Çizelgede akşamdan sabaha geçişleri bir izin günüyle ayırın.

Vardiya çizelgesi Excel'de otomatik nasıl hazırlanır?

Desen yöntemini kullanın: döngünün günlerini (ör. 4-2 için S S S S İ İ) bir satıra yazın ve her çalışana bir başlangıç kayması verin. Hücre formülü, günün numarasına ve kaymaya göre desenden doğru kodu çeker. Şablonlarımız bu yöntemle çalışır; ayı ve adları değiştirdiğinizde çizelge kendiliğinden dolar.

Ekibiniz 5 kişiyi geçiyorsa

Çizelgeyi her hafta yeniden yazmak yerine bir kez kurup çalışanlarınızla telefondan paylaşmak isterseniz UR Work'ü 7 gün ücretsiz deneyin; kredi kartı gerekmez. 5 kişiye kadar ekipler için ücretsiz kullanım da var; ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında. Ücretsiz hesap açın.

Yasal bilgiler bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir. Son güncelleme: 10 Kasım 2026.