Çok Şubeli İşletmede Personel Takibi ve Yönetimi

Çok şubeli bir işletmede personel takibi, merkezin tüm şubeleri tek ekrandan görmesi ve her şube müdürünün yalnız kendi şubesini yönetmesiyle düzene girer. Bunun için üç şey gerekir: rollerin net olması (kim neyi görür, kim onaylar), şubeler arasında ortak kuralların tek yerde tutulması ve şubeye özel ayarların (çalışma saatleri, konum, saat dilimi) şube düzeyinde yapılması. Aşağıda bu yapıyı ve yeni bir şube açarken izlenecek adımları anlatıyoruz.

Merkez neyi görmeli, şube müdürü neyi yönetmeli?

Tek şubede patron her şeyi görür ve çoğu kararı kendisi verir. İkinci, üçüncü şubeyle birlikte bu yük paylaşılmazsa ya merkez her şeye yetişemez ya da her şube kendi düzenini kurar. İşe yarayan ayrım şöyle:

UR Work bu rollerle çalışır: şirket yöneticisi bütün şubeleri, şube müdürü yalnız kendi şubesini görür. Çalışan kendi vardiyasını ve taleplerini uygulamadan izler; şirket izin verirse kendi giriş çıkış kayıtlarını da görür.

Şubeler arasında neler ortak, neler şubeye özel olmalı?

Ortak kurallar tek yerde durmazsa her şube kendi izin türünü, kendi onay sırasını, kendi puantaj kodunu üretir ve ay sonunda merkezde hiçbir şey birbiriyle toplanmaz. Öte yandan her şubenin çalışma saati ve konumu farklıdır.

Merkezde, bir kez tanımlanmalı:

• İzin politikası ve izin türleri
• Resmî tatiller
• Vardiya ve giriş çıkış kuralı (ne zaman giriş yapılır, unutulan kayıt nasıl düzeltilir)
• Onay mantığı (hangi talep kimden geçer)

Şubede, şubeye göre ayarlanmalı:

• Çalışma şekli: vardiyalı mı, sabit mesaili mi
• Çalışma saatleri ve mola penceresi
• Konum ve giriş için izin verilen mesafe; mesafe kontrolünün kapalı, uyar ya da engelle olması
• Saat dilimi (farklı şehirde ya da ülkede şube varsa)
• SGK işyeri sicil kodu
• Şubeye özel tatil günleri (yerel bayram, AVM'nin kapalı olduğu gün gibi)

UR Work'te bu ayrım aynen böyle kurulur: izin politikası ve tatiller şirket ayarlarında, mesafe, mesafe kontrolü, çalışma saatleri, mola penceresi, saat dilimi ve SGK işyeri sicil kodu şube ayarlarındadır. Tatil günleri şirketin tamamı için ya da tek bir şube için tanımlanabilir.

Onaylar şubede mi, merkezde mi verilmeli?

İzin, vardiya değişimi, eksik giriş gibi talepler her gün gelir. Hepsini merkez onaylarsa merkez darboğaz olur; hepsini şube onaylarsa merkez neyin neden onaylandığını bilmez. Çözüm, onay sırasını önceden yazmaktır.

UR Work'te bunu departmanlar ve onay zincirleriyle yaparsınız:

1. Departmanlar şubeye bağlıdır. Her şubede Salon, Mutfak, Kasa gibi departmanlar kurulur.
2. Her departman hangi talepleri onaylayacağını seçer. Örneğin izinleri İK departmanı, vardiya değişimlerini ve eksik girişleri şube operasyonu onaylayabilir.
3. Onay sırası unvanlardan oluşur. Örneğin Şef → Müdür → Genel Müdür. Talep önce çalışanın unvanının üstündeki adımlardan, sonra o işlemden sorumlu departmandan geçer.
4. Herkes bekleyen talebi görür. Onaylar ekranında talebin hangi kişide ve hangi adımda beklediği görünür.

Vardiya değişimlerinin nasıl onaylandığını vardiya değişimi yazımızda ayrıntılı anlatıyoruz.

Merkezden günlük takip nasıl yapılır?

Merkezin her sabah bilmesi gereken birkaç şey var: hangi şubede kim gelmedi, hangi vardiya boş, bekleyen talep var mı? UR Work'ün vardiya ve PDKS modüllerinde bunlar şöyle görünür:

• Günlük Operasyonlar ekranı: Ekip müsaitliği, bugün izinli olanlar, açık vardiyalar, kapsama oranı ve bekleyen talepler bir bakışta görünür.
• PDKS Kayıtları: Kim kaçta girdi, kim geç kaldı; şube ve tarih filtresiyle tek şubeye ya da tüm şubelere bakılır.
• Gelmeyenlerin listesi: Vardiya başlangıcından 2 saat sonra hâlâ giriş yapmayanlar şube bazında, isim ve vardiya saatiyle şube ve şirket yöneticilerine bildirim ve e-postayla gider. Merkez, şubeyi aramadan hangi şubede eksik olduğunu öğrenir.

Gecikme ve devamsızlığı nasıl azaltacağınızı işe geç kalma ve devamsızlık yazımızda, giriş çıkışın nasıl kaydedildiğini PDKS rehberimizde anlatıyoruz.

Ay sonu: şube şube puantaj

Her şubenin ay sonu puantajını ayrı Excel dosyalarından toplamak, çok şubeli işletmenin en çok zaman alan işlerinden biridir. Giriş çıkış aynı sistemde kaydediliyorsa puantaj şube seçilerek tek rapordan alınır:

• Puantaj Raporu'nda şube seçilir; çalışan başına çalışılan gün, toplam saat, mesai, devamsızlık, geç kalma ve SGK günü görünür.
• Rapor Excel'e aktarılır; her şubenin dosyası aynı sütunlarla gelir, muhasebede birleştirmek kolaylaşır.
• SGK işyeri sicil kodu her şubenin kendi ayarlarında tanımlanır.

Puantajın kendisini puantaj rehberimizde anlatıyoruz.

Çalışan bir şubeden diğerine geçerse ne olur?

Çok şubeli işletmede personel şubeler arasında yer değiştirir: yeni açılan şubeye deneyimli bir çalışan gönderilir, sezonluk şube kapanır. UR Work'te çalışanın şubesi çalışan bilgilerinden değiştirilir ve çalışana "Şubeniz değiştirildi" bildirimi gider. Bir şube kapatılırken o şubede kayıtlı çalışanların önce başka bir şubeye taşınması gerekir; böylece kimse "şubesiz" kalmaz.

Yeni şube açarken kontrol listesi

1. Şubeyi oluşturun: adres, çalışma şekli (vardiyalı ya da sabit mesaili), çalışma saatleri, saat dilimi, SGK işyeri sicil kodu.
2. Konumu tanımlayın: şubeyi haritada işaretleyin, izin verilen mesafeyi ve mesafe kontrolünü seçin; isterseniz QR posterini yazdırıp girişe asın.
3. Departmanları ve onay sırasını kurun: hangi talebi kim onaylayacak?
4. Vardiya şablonlarını hazırlayın: diğer şubelerde kullandığınız şablonları bu şube için de tanımlayın.
5. Şube müdürünü ve çalışanları ekleyin: tek tek ya da Excel ile; her çalışana giriş bilgileri e-postayla gider.
6. İlk haftayı izleyin: PDKS Kayıtları'na her gün bakın, gelmeyenler listesini takip edin, bekleyen talepleri 24 saat içinde onaylayın.

Çizelgeyi nasıl kuracağınızı vardiya çizelgesi rehberimizde adım adım anlatıyoruz. Sektöre göre örnekler için restoran ve perakende sayfalarımıza bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Şube müdürü diğer şubeleri görebilir mi?

UR Work'te şube müdürü yalnız kendi şubesinin vardiyalarını, giriş çıkış kayıtlarını ve onaylarını görür. Tüm şubeleri şirket yöneticisi görür. Departmanda belirli bir unvanın üstündekilere, devamsızlık kayıtlarını görmek gibi ek yetkiler departman bazında verilebilir.

Merkez tüm şubelerin giriş çıkışını tek ekranda görebilir mi?

Evet. PDKS Kayıtları ekranında şube ve tarih filtresiyle tek şubeye ya da tüm şubelere bakılır. Vardiya başlangıcından 2 saat sonra hâlâ giriş yapmayanların listesi şube bazında şirket yöneticilerine de bildirim ve e-postayla gider.

Şubeler farklı saat diliminde olursa ne olur?

Saat dilimi şube ayarıdır; her şube kendi yerel saatiyle çalışır. Örneğin Türkiye'deki bir şube ile Hollanda'daki bir şube aynı panelde, her biri kendi saatine göre yönetilir.

Çok şubeli işletmede onaylar nasıl yürür?

Departmanlar şubeye bağlıdır ve her departman hangi talepleri onaylayacağını seçer. Onay sırası unvanlardan oluşur (ör. Şef → Müdür → Genel Müdür). Talep önce çalışanın kendi departmanında unvanının üstündeki adımlardan, sonra o işlemden sorumlu departmandan geçer.

Şube sayısı fiyatı etkiler mi?

Hayır. UR Work'te fiyat, her modül için şirketteki toplam kişi sayısına göre belirlenir; şube sayısına göre değişmez. 5 kişiye kadar ekipler için ücretsiz kullanım var; ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında.

Bütün şubeleri tek ekranda görün

Vardiya, giriş çıkış, puantaj ve onayları şube şube ama tek panelden yönetmek isterseniz bir demo isteyin ya da UR Work'ü 7 gün ücretsiz deneyin; kredi kartı gerekmez. Ücretsiz hesap açın.

Son güncelleme: 22 Aralık 2026.