Deze privacyverklaring informeert natuurlijke personen die klant zijn van UR Work en contactpersonen, medewerkers of vertegenwoordigers van zakelijke klanten over de verwerking van hun persoonsgegevens door UR Work.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Voor de verwerkingen die in deze verklaring staan beschreven is UR Work Yazılım Ticaret Limited Şirketi de verwerkingsverantwoordelijke. Contactgegevens staan onderaan deze verklaring.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Identificatie- en contactgegevens | Naam, functie, organisatie, zakelijk adres, e-mailadres, telefoonnummer en handtekening. |
| Account- en toegangsgegevens | Account-ID, gebruikersrol, inlog- en beveiligingsinformatie en voorkeuren. |
| Contract- en klantgegevens | Offertes, overeenkomsten, gekozen diensten, gebruikers- of voertuigaantallen, bestellingen, facturen, betaalstatus en correspondentie. |
| Financiële gegevens | Factuurgegevens, bankrekening, transactiereferenties en belastinggegevens voor zover nodig. |
| Support- en communicatiegegevens | Vragen, klachten, gespreksnotities, e-mails, tickets en trainingsdeelname. |
| Technische en beveiligingsgegevens | IP-adres, apparaat- en browsergegevens, logbestanden, auditinformatie en beveiligingsgebeurtenissen. |
| Marketingvoorkeuren | Toestemming, afmeldingen, campagne-interacties en zakelijke interessegebieden. |
3. Doeleinden en rechtsgronden
| Doel | Rechtsgrond onder de AVG |
|---|---|
| Offertes voorbereiden, een overeenkomst sluiten en uitvoeren, accounts beheren en diensten leveren. | Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6 lid 1 onder b AVG). |
| Klantenservice, training, relatiebeheer, productverbetering en interne administratie. | Gerechtvaardigd belang bij een goede dienstverlening en bedrijfsvoering (art. 6 lid 1 onder f AVG). |
| Facturatie, boekhouding, belasting- en andere wettelijke administratie. | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c AVG). |
| Fraudepreventie, informatiebeveiliging, toegangsbeheer en bescherming van juridische aanspraken. | Gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c en f AVG). |
| Nieuwsbrieven, campagnes of gerichte marketing waarvoor toestemming nodig is. | Toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG). Toestemming kan altijd worden ingetrokken. |
| Relevante zakelijke communicatie aan bestaande relaties, voor zover wettelijk toegestaan. | Gerechtvaardigd belang, met steeds een eenvoudige mogelijkheid tot bezwaar of afmelding. |
4. Wanneer UR Work verwerker is
Zakelijke klanten kunnen UR Work gebruiken voor Personeelsplanning, Urenregistratie en Wagenparkbeheer. Voor persoonsgegevens van werknemers en andere personen die de klant in het platform verwerkt, is de klant doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke en treedt UR Work op als verwerker. Die verwerking gebeurt op instructie van de klant en volgens de verwerkersovereenkomst. Betrokkenen dienen privacyverzoeken over deze personeelsgegevens in beginsel bij hun werkgever of de betreffende klant in.
5. Met wie delen wij gegevens?
UR Work deelt persoonsgegevens alleen voor zover noodzakelijk met:
- IT-, hosting-, e-mail-, cloud-, CRM-, communicatie-, support- en beveiligingsdienstverleners;
- banken, betaaldienstverleners, accountants, belastingadviseurs en auditors;
- juridisch adviseurs, verzekeraars en andere professionele adviseurs;
- bevoegde overheidsinstanties, toezichthouders, rechtbanken of opsporingsdiensten wanneer dit wettelijk verplicht of noodzakelijk is;
- partijen betrokken bij een reorganisatie, investering, fusie of overname, onder passende vertrouwelijkheid.
Met verwerkers worden passende afspraken over gegevensbescherming gemaakt.
6. Doorgifte buiten de EER
UR Work is gevestigd in Turkije en maakt gebruik van internationale dienstverleners, waaronder mogelijk Microsoft 365, cloudhosting en CRM-diensten. Daardoor kunnen persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt. Wanneer geen adequaatheidsbesluit geldt, gebruikt UR Work waar vereist passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en aanvullende beveiligingsmaatregelen. Een kopie of samenvatting van de relevante waarborgen kan worden opgevraagd.
7. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Contract-, klant- en supportgegevens worden in beginsel bewaard gedurende de klantrelatie en daarna zolang dit nodig is voor wettelijke bewaarplichten, geschillen of aanspraken. Financiële administratie wordt bewaard gedurende de toepasselijke fiscale bewaartermijn. Marketinggegevens worden verwijderd of onderdrukt na intrekking van toestemming, bezwaar of na een redelijke periode van inactiviteit. Beveiligingslogs worden bewaard zolang dit nodig is voor beveiliging en onderzoek naar incidenten.
8. Uw rechten
- recht op inzage, rectificatie en - waar van toepassing - wissing;
- recht op beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van gegevens;
- recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing;
- recht om toestemming voor de toekomst in te trekken;
- recht op menselijke tussenkomst bij uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen;
- recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthouder.
Een verzoek kan via info@ur-work.com worden ingediend. Wij reageren in beginsel binnen één maand en kunnen redelijke informatie vragen om uw identiteit te controleren.
9. Beveiliging en wijzigingen
UR Work neemt passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard van de gegevens en de risico's. Deze verklaring kan worden bijgewerkt bij wijzigingen in diensten, processen of wetgeving. De nieuwste versie wordt op de website gepubliceerd.
Contact
Verwerkingsverantwoordelijke: UR Work Yazılım Ticaret Limited Şirketi
Adres: Esentepe, Keskin Kalem Sok. No:17, 34394 Arya Plaza, Şişli, İstanbul, Turkije
E-mail: info@ur-work.com
Website: https://www.ur-work.com/nl
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Woont u in een andere EER-lidstaat, dan kunt u zich ook wenden tot de toezichthouder in die lidstaat.