Best practices voor urenregistratie op de moderne werkvloer

Prikkaarten, handgeschreven roosters en losse urenstaten in Excel hebben hetzelfde nadeel: iemand moet achteraf tijd vrijmaken om de gegevens over te nemen. De urenregistratie van UR Work werkt anders. De medewerker is al op de vestiging; het systeem legt het begin en einde van de werktijd vast.

Zo werkt het

Bij aankomst klokt een medewerker in via de mobiele app. Het systeem leest de GPS-locatie en berekent de afstand tot de toegewezen vestiging. Is die afstand groter dan de grens die voor de vestiging is ingesteld, dan wordt het inklokken geweigerd.

Er zijn twee werkwijzen:

Dienstmodus: de medewerker selecteert voor welke geplande dienst wordt ingeklokt. Per vestiging stelt u in hoeveel minuten vóór het begin van de dienst inklokken is toegestaan.

Vestigingsmodus: bedoeld voor locaties waar niet met vooraf vastgelegde diensten wordt gewerkt. De medewerker bevestigt via de app dat diegene op de vestiging aanwezig is; de ingestelde dagelijkse werktijden van de vestiging vormen vervolgens het uitgangspunt.

Vergeet een medewerker uit te klokken? Dan kan het systeem automatisch uitklokken. Deze registratie krijgt het kenmerk automatisch uitgeklokt, zodat de manager dit kan controleren.

Verzoeken voor ontbrekende of onjuiste registraties

In de praktijk vergeet een medewerker soms in of uit te klokken. Voor zulke situaties biedt UR Work een correctieproces:

• Ontbrekende inklok: voor een dag waarop alleen een uitklokregistratie bestaat
• Ontbrekende uitklok: voor een dag waarop alleen een inklokregistratie bestaat
• Volledige registratie: voor een dag waarop beide tijdstippen ontbreken
• Correctie: om een onjuist geregistreerd tijdstip te laten aanpassen

Ieder verzoek doorloopt een goedkeuringsroute. De registratie verandert pas nadat een manager het verzoek heeft goedgekeurd. Bij een afwijzing geeft de manager een reden die de medewerker kan zien.

Overzicht voor manager en medewerker

Medewerkers kunnen hun eigen urenregistraties bekijken als de organisatie deze optie heeft ingeschakeld. Ook kunnen ze correctieverzoeken indienen en de status van openstaande verzoeken volgen.

Managers kunnen registraties binnen hun vestiging of organisatie filteren op periode, vestiging, medewerker en automatische uitklok. In het detailoverzicht staan onder meer de in- en uitkloklocatie, de afstand tot de vestiging en de gekoppelde dienst.

Maandelijkse urenrapportages

Aan het einde van de maand worden de registraties samengevat in een rapportage voor controle vóór de loonverwerking:

• Totaal aantal gewerkte dagen en uren
• Vergelijking van geplande, contractuele en werkelijk gewerkte uren
• Te laat begonnen en te vroeg beëindigde diensten
• Overuren
• Uitsplitsing naar verlof en afwezigheidstype, zoals vakantie, ziekte, bijzonder verlof en ouderschapsverlof
• Relevante vestigings, afdelings of administratieve codes

Rapportages kunnen naar Excel of PDF worden geëxporteerd en vervolgens worden gebruikt als gecontroleerde invoer voor de loonadministratie.

Instellingen per vestiging

Iedere vestiging kan een eigen inrichting krijgen:

• Maximale toegestane afstand in meters
• Hoeveel minuten vóór een dienst inklokken is toegestaan
• Na hoeveel minuten na de dienst automatisch wordt uitgeklokt
• Pauzeduur en eventuele automatische pauzeaftrek
• Relevante vestigings of administratieve code

Zo kunnen vestigingen met verschillende werkpatronen binnen hetzelfde systeem hun eigen regels hanteren. Stem de instellingen voor werktijden, rust en pauzes af op de Arbeidstijdenwet en de cao die voor uw organisatie geldt.

Privacy en de AVG

GPS en aanwezigheidsgegevens zijn persoonsgegevens. Informeer medewerkers daarom duidelijk over het doel van de registratie, leg niet meer gegevens vast dan nodig en beperk toegang en bewaartermijnen. Controleer vóór ingebruikname welke grondslag en interne afspraken voor uw organisatie gelden.

UR Work gebruikt de locatie bij het in- en uitklokken om de afstand tot de toegewezen vestiging te controleren. Richt het proces zo in dat locatiegegevens alleen worden gebruikt voor het vooraf bepaalde doel.

Zichtbaarheid instellen

Op bedrijfsniveau bepaalt u of medewerkers hun eigen historie mogen bekijken. Staat deze optie uit, dan hebben zij geen toegang tot hun registraties. Staat de optie aan, dan verschijnt Urenregistraties in het navigatiemenu.

Controle vóór de loonverwerking

Bij de maandafsluiting kan de urenrapportage ontbrekende instellingen of onvolledige werkdagen signaleren. Zo worden fouten zichtbaar voordat de gegevens naar de loonadministratie gaan en voorkomt u dat de salarisverwerking op onjuiste invoer is gebaseerd.