Filo Maliyetleri Neden Kontrolden Çıkar — ve UR Work Bunu Nasıl Çözer

Çok araçlı bir şirkette en sık karşılaşılan sorun GPS eksikliği değildir. Asıl sorun şudur: bakım faturasını kim onayladı, geçen ay kaç litre yakıt alındı, hangi aracın muayenesi doldu, o trafik cezasını kim ödeyecek?

Bu soruların cevabı yoksa filo maliyetleri değil, filo kaosunu yönetiyorsunuzdur.

UR Work Filo Modülünde Ne Takip Edilir?

Araç Kaydı ve Profili

Plaka, marka, model, yıl, şasi numarası, yakıt türü, vites tipi, sahiplik durumu (özmal, kiralık, leasing), sigorta şirketi ve poliçe numarası. Her araç için fotoğraf galerisi.

Yakıt Kayıtları

Her yakıt alımında: istasyon, litre, tutar, para birimi, tarih ve kilometre. Makbuz ve kilometre sayacı fotoğrafı yüklenebilir. Kayıtlar departman bazında ayrıştırılır. Yönetici onayı olmadan kayıt kesinleşmez.

Bakım Kayıtları

Yapılan her bakımda tarih, tür, tutar ve kilometre kaydedilir. Bir sonraki bakım için hem tarih hem kilometre hedefi girilebilir. Uygulama'da vadesi geçmiş bakımlar ve yaklaşan bakımlar ayrı olarak gösterilir.

Parça Alımları

Bakıma bağlı ya da bağımsız parça alımları ayrıca kaydedilir. Tedarikçi, tutar, departman ve belgeler saklanır.

Belgeler ve Son Kullanma Tarihleri

Araç için: trafik sigortası, kasko, muayene, ruhsat, egzoz emisyonu, tescil belgesi.

Sürücü için: ehliyet, SRC, ODY, UDY, ADR, psikoteknik, sağlık raporu, adli sicil.

Her belgenin bitiş tarihi girilir. Uygulama süresi dolmuş ve yakında dolacak belgeleri ayrı listeler. Sahadan kağıt takibi yapmak zorunda kalmazsınız.

Kaza Tutanakları

Araç başına kaza kaydı oluşturulabilir. Karşı tarafın adı, telefonu, plakası, aracı, sigorta şirketi, poliçe ve tramer numarası kayıt altına alınır. Fotoğraf eklenebilir, onay akışına girer.

Trafik Cezaları

Ceza türü (hız, park, kırmızı ışık, emniyet kemeri, telefon, diğer), tutarı, yeri, tarihi ve ödeme durumu (ödenmedi / ödendi / itiraz edildi / iptal) takip edilir. Cezanın kime ait olduğu kayıttan anlaşılır.

Onay Akışı: Merkezi Kontrol

Yakıt, bakım, parça alımı, araç belgesi, kaza ve ceza kayıtlarının tamamı onay akışından geçer. Çalışan ya da sürücü kaydı oluşturur, yönetici onaylar veya gerekçesiyle reddeder. Bekleyen onayların tümü Uygulama'da tek ekranda görünür.

Bu yapı iki sorunu çözer: onaylanmamış harcamaların sisteme girmesini engeller ve her işlemin kimin tarafından oluşturulduğunu iz bırakarak kaydeder.

Raporlar: Maliyet Nereye Gidiyor?

Filo raporları üç farklı perspektiften çekilebilir:

• Kategori bazlı: Yakıt mı daha pahalı, bakım mı? Belirli bir dönemde toplam ne harcandı?
• Araç bazlı: Hangi araç en çok maliyet üretiyor?
• Departman bazlı: Hangi departmanın filo harcaması daha yüksek?

Tüm raporlar Excel veya PDF olarak dışa aktarılabilir.

Sürücü ve Araç Atamaları

Hangi çalışanın hangi aracı ne zaman kullandığı kayıt altındadır. Birden fazla atama geçmişi tutulur; bir araçta sorun olduğunda kimin kullandığı anında görülür.

Sonuç

GPS olmadan da filo kontrolü mümkündür. Belge takibi, maliyet onayları, bakım hatırlatmaları ve ceza yönetimi — bunların hepsi sahada olan şeyleri sisteme taşımaktan ibarettir. UR Work filo modülü tam da bunu yapar: her işlemi kayıt altına alır, onay gerektiren şeyleri bekletir ve ay sonunda neyin ne kadar tuttuğunu raporlar.