Modern İşyerleri İçin Devam Takibi En İyi Uygulamaları

Kart sistemleri, el yazısıyla tutulmuş çizelgeler, Excel'deki puantajlar... Bunların hepsinin ortak sorunu şu: veri girmek için ayrıca zaman ayırmanız gerekiyor. UR Work PDKS modülü bu süreci farklı bir yerden kurgular — çalışan zaten işe gelmiştir, sistem sadece bunu kayıt altına alır.

Nasıl Çalışır?

Çalışan işe geldiğinde mobil uygulamadan giriş yapar. Sistem GPS konumunu okur ve çalışanın şube konumuna olan mesafesini hesaplar. Şube için tanımlanmış maksimum mesafe aşılmışsa giriş reddedilir.

İki çalışma modu vardır:

Vardiya modu: Çalışan hangi vardiyaya giriş yaptığını seçer. Vardiya başlamadan kaç dakika önce giriş yapılabileceği şube ayarlarından belirlenir.

Şube modu: Vardiyasız çalışan şubeler için. Çalışan sadece şube konumunda olduğunu doğrulayarak giriş yapar, günlük çalışma saatleri şube konfigürasyonundan gelir.

Çıkış yapılmazsa sistem otomatik olarak çıkış kaydeder — bu kayıt "otomatik çıkış" olarak işaretlenir ve yönetici görebilir.

Eksik Giriş-Çıkış Talepleri

Gerçek hayatta çalışanlar bazen giriş veya çıkış yapmayı unutur. Bu durumlar için düzeltme talep akışı mevcuttur:

• Eksik giriş: Sadece çıkış kaydı olan günler için giriş saati talep edilebilir
• Eksik çıkış: Sadece giriş kaydı olan günler için çıkış saati talep edilebilir
• Tam kayıt: O güne ait hiç kayıt yoksa hem giriş hem çıkış talep edilebilir
• Düzeltme: Yanlış kaydedilen saatin düzeltilmesi için talep oluşturulabilir

Her talep onay akışına girer — yönetici onaylamadan kayıt değişmez. Ret durumunda yönetici gerekçe yazar, çalışan bunu görebilir.

Yönetici ve Çalışan Ekranları

Çalışan kendi kayıtlarını görebilir (şirket bu görünürlüğü açmışsa), düzeltme taleplerini oluşturabilir ve mevcut taleplerini takip edebilir.

Yönetici şube veya şirket genelindeki tüm kayıtları tarih aralığı, şube, çalışan ve otomatik çıkış durumuna göre filtreleyebilir. Kayıt detayında giriş-çıkış koordinatları, şubeye olan mesafe ve ilişkili vardiya bilgisi görünür.

Aylık Puantaj Raporları

Her ay sonunda PDKS verisi özet rapora dönüşür. Bu rapor bordro sürecine girdi sağlamak için tasarlanmıştır:

• Çalışılan gün ve saat toplamları
• Beklenen vs gerçekleşen çalışma karşılaştırması
• Geç giriş ve erken çıkış süreleri
• Fazla mesai saatleri
• İzin türü bazında ayrıştırma: yıllık, sağlık, evlilik, yas, doğum izni (ücretli/ücretsiz)
• SGK 30 günlük model hesaplamaları — SGK işyeri kodu şube başına tanımlanır

Rapor Excel veya PDF olarak dışa aktarılabilir.

Şube Bazlı Konfigürasyon

PDKS ayarları şube düzeyinde yapılır. Her şube için ayrı ayrı belirlenebilir:

• Maksimum mesafe (metre)
• Erken giriş tamponu (kaç dakika önce giriş yapılabilir)
• Otomatik çıkış tamponu (vardiya bitiminden kaç dakika sonra otomatik çıkış tetiklenir)
• Mola süresi ve otomatik mola kesintisi
• SGK işyeri kodu

Bu yapı sayesinde farklı çalışma düzenlerine sahip şubeler aynı sistemde ayrı kurallarla çalışabilir.

Görünürlük Kontrolü

Çalışanların kendi PDKS geçmişini görüp göremeyeceği şirket düzeyinde ayarlanır. Bu seçenek kapalıysa çalışanlar kendi kayıtlarına erişemez; açıksa navigasyon menüsünde "PDKS Kayıtları" görünür hale gelir.

Bordro Öncesi Kontrol Noktası

Aylık kapanışta timesheet raporları konfigürasyon sorunlarını işaretler — eksik SGK kodu veya tanımlanmamış iş günü gibi hatalar raporun üzerinde görünür. Bu sayede bordro hesaplaması hatalı bir temel üzerine kurulmaz.